LiveTonight est une plateforme de réservation de musiciens, groupes de musique et de DJs. Animée par des passionnés de musique, notre objectif est de développer la musique live en France et d'accompagner les musiciens et les DJs dans leurs défis du quotidien. L'équipe compte aujourd'hui plusieurs milliers d'événements organisés avec une sélection d'artistes triés sur le volet, dans tous les types d'événements (mariages, soirées d'entreprise, anniversaires, bars et restaurants, festivals, salles de spectacles ...).
On a rencontré Perrine, de la société de location de tentes et d’installations événementielles Atawa, pour savoir comment bien choisir son lieu pour une réception !
Quelles sont les questions essentielles à se poser lorsque l'on recherche un lieu de réception ?
Nombre d’invités et date Tout d’abord, il est important de définir le nombre de personnes que l’on souhaite inviter pour une réception ou le nombre potentiel de participants pour tout autre événement d’entreprise par exemple. Il est également important de fixer une date rapidement, si vous décidez de faire l’événement en dehors d’un lieu privé, certains lieux événementiels se réservent plus d’un an en avance sur certaines dates très prisées. Définir un budget Pensez à bien définir votre budget pour votre mariage ou événement d'entreprise. Entre un lieu événementiel ou un espace privé le prix peut varier et pas forcément dans le sens que l’on pense. Il est en effet plus onéreux de recevoir chez soi, étant donné qu’il faut aménager votre maison en conséquence pour pouvoir accueillir vos invités. Un espace privé n’est en effet pas forcément adapté pour recevoir un nombre d’invités si important. Convier une centaine de personnes ou plus demande des infrastructures adaptées en terme de mobilier, sanitaires, énergie... Nous vous conseillons ainsi de faire appel à un expert afin qu’il anticipe les différents points techniques et que vous ayez une idée globale de l’enveloppe budgétaire destinée à l’infrastructure pour votre événement. L’ambiance désirée Le choix du lieu va également être impacté par l’ambiance que vous souhaitez donner à votre événement. Pour une convention d’entreprise chic et élégante, vous allez plutôt vous diriger vers un château et son domaine, alors que pour un mariage rustique et champêtre, vous allez préférer un ancien corps de ferme plein de charme. En ce qui concerne le choix du lieu de mariage, ceux organisés dans des lieux privés procurent souvent plus d’émotions, d’autant plus s’il y a une attache particulière pour le lieu. Un mariage chez soi ou dans un espace privé permet beaucoup plus de liberté : certains lieux de réception imposent des prestataires exclusifs, un DJ, du mobilier, un droit de bouchon, etc...
Dans quel cas opter pour une tente ?
Si vous avez envie d’un événement original et unique qui en mettra plein les yeux à vos invités. En effet il existe une grande diversité de chapiteaux et barnums qui se différencient parleurs formes, et l’univers dans lesquels ils vont plonger votre événement. En plus d’être atypiques, ces structures sont très souvent personnalisables grâce à la décoration événementielle. Il est notamment possible d’utiliser de la végétation pour plonger votre réception privée dans une ambiance jungle, ou de réaliser une impression numérique pour représenter un logo ou les couleurs de votre entreprise. Faites vous conseiller par un professionnel qui saura vous guider surla structure idéale et comment l’aménager et la décorer pour rendre votre projet unique, à votre image ou celle de votre entreprise. Si vous avez besoin de flexibilité Comme nous venons de le voir les barnums sont personnalisables. Cette grande flexibilité vous permet également d’accueillir le nombre de personnes de votre choix, d’exploiter un lieu, ou de créer des espaces différents pourles longs événements... Les tentes vous permettent de créer un événement sur mesure. Pour agrandir une capacité d’accueil Si vous souhaitez recevoir vos invités dans un lieu précis, comme dans votre propriété privé pour un mariage ou dans l’enceinte de votre entreprise, mais que les espaces intérieurs ne sont pas suffisamment grands, vous pouvez recourir à une structure modulable qui aura la capacité de recevoir l’ensemble de vos invités.Si le lieu le permet Il est essentiel de s’assurer des accès jusqu’au terrain d’implantation, de la possibilité de poser un plancher si désiré, d’avoir la place suffisante pour un office traiteur... Nous réalisons toujours un repérage technique en amont de l’événement pour s’assurer de l’ensemble de ses aspects techniques, et permettre à nos clients d’appréhender leur événement sereinement en évitant toutes mauvaises surprises. Si votre budget le permet
Un modèle de tente Atawa pour votre événement !
Des détails à ne pas omettre quand on réserve une tente ?
Assurez vous que votre prestataire respecte les normes CTS. En effet, les chapiteaux, tentes et structures sont soumises à des réglementations qui doivent être respectées, tant pour les événements dans un lieu privé, que dans un espace public pourla protection des participants ! Être accompagné par un bon prestataire Les événements s’accompagnent très souvent de leurs lots d’incertitudes, il est donc préférable de s’accompagner d’un prestataire en lequel vous aurez confiance et qui vous accompagnera à chaque étape de votre projet, de sa conception à sa réalisation. et qui aura anticipé tous les aspects techniques de ce dernier. Afin de vous permettre de profiter sereinement de votre événement, il est également important d’avoir un prestataire qui vous propose une permanence technique au cours de ce dernier pour par exemple gérer les changements d’éclairage ainsi que les éventuels problèmes techniques liés au groupes électrogènes. Choisir la bonne structure face aux aléas météos Pour vos événements en extérieur, une tente peut vous sauver la mise face à des aléas météos. Toutefois, certaines structures vous protégeront plus ou moins en cas d’intempéries, il est donc important de vous renseigner avant de faire votre choix. Par exemple, pour un événement ayant lieu en hiver, nous vous conseillons de choisir une tente de réception qui peut être chauffée facilement sans trop de contraintes techniques. A contrario, pour un événement ayant lieu en pleine journée d’été nous vous déconseillons cette structure qui peut créer un effet de serre et produire une très forte chaleur.
Concrètement, comment organiser son événement avec Atawa ?
La prise de contact Nous avons élaboré un outil de devis en ligne qui permet à nos client de nous faire part de leur projet en quelques clics. Cet outil a été élaboré par nos équipes pour rassembler toutes les informations essentielles à la compréhension de leur événement et à ses éventuels enjeux, qu’il s’agisse d’un mariage, d’un festival de musique, ou d’un cocktail d’entreprise. A la réception du brief l’un de nos conseiller vous contactera afin d’échanger de vive voix sur le projet et commencer à élaborer un devis. C’est également avec plaisir que nous vous accueillerons dans nos locaux si vous préférez nous faire part de votre projet de vive voix. Propositions sur-mesure en 48H ouvrables Atawa ayant à cœur de faire preuve d’un maximum de flexibilité et de réactivité, un devis sur-mesure établi en 48H ouvrable est envoyé. Afin que votre événement concorde en tous points avec l’idée que vous vous en faisiez avant votre réservation, notre conseiller vous fera des propositions en parfaite adéquation avec votre projet événementiel tout en respectant votre budget. Confirmation de votre réservation Une fois le projet validé, nous fixons une date pour se rendre sur le lieu de votre événement et y faire un repérage technique. L'objectif est de se familiariser avec l'environnement et de ne laisser aucune place à la surprise pour le jour du montage. De votre côté, vous pouvez donc régler les derniers détails de votre événement sereinement. Montage de l’événement Nos experts se rendent sur le lieu de l’événement afin de monter les infrastructures selon le planning prévu. Un coordinateur Atawa sera également sur place pour superviser les équipes et s'assurer que le résultat final est à la hauteur de vos attentes. Jour J Profitez sereinement de votre événement ! Sachez qu’Atawa propose d’assurer des permanences techniques durant l’événement, afin de gérer notamment les groupes électrogènes. Démontage de l’événement Après l’événement, nos experts se chargent de démonter les infrastructures.
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